履歴書や職務経歴書を郵送するときには、封筒にその書類だけを入れて郵送するのは相手企業の印象が失礼となります。そこで必要になってくるのが添え状というものです。また、封筒に書く宛名についても正しい書き方をして、印象を良くしましょう。
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添え状というものは簡単に言うと、履歴書と職務経歴書を郵送しますので、よろしくお願いしますという、挨拶的なものです。そのため、内容にこだわる必要はありませんが、ビジネスマナーとして正しい書き方ができているのであれば問題はありません。添え状には自分の長所などのポイントを書くこともできるのですが、もし書いたとしても読んでもらえることが少ないのです。そのため添え状に関してはアピールポイントなどを書き込む必要は余りありません。書くときに気をつけなくてはならないことは、ビジネスマナーを守りそうした書き方をすることに重点を置くことが重要です。
添え状を書くときにはまず白い紙を用意しましょう。宛名などを書くときにはそのあて先によってその書き方を変えます。たとえば人事部宛になっている場合には、株式会社○○ 人事部御中などと書きます。あて先に担当者の名前がある場合には、株式会社○○ 人事部 ○○様と書きましょう。内容としては「拝啓 貴社ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。さて、○月○日の求人広告で貴社の求人を拝見いたしました。つきましては、履歴書と職務経歴書を郵送いたします。どうぞよろしくお願いいたします。」といったような書き方で記述します。相手が会社の場合は貴社でいいのですが病院の場合は貴病院、法律・会計事務所などは貴事務所、学校などは貴校などに変更することが必要となります。
履歴書と職務経歴書を郵送するときに使用する封筒にはうすい茶色か白のビジネスタイプのものを使用しましょう。または市販の、履歴書に同封されている封筒を使用することもいいでしょう。封筒の大きさについては書類にあった大きさを選びましょう。書類の数が少なければ書類を折って封筒に入れることもありますが、書類の数が多い場合には折り曲げずに大きな封筒に入れましょう。封筒の大きさが決定したら次にやる事は宛名を書くことです。宛名を書くときには、添え状を書くときと同様にビジネスマナーに気をつけて書くことが必要です。送り先が株式会社○○ 人事部宛に送付しなければならない場合には株式会社○○ 人事部御中と書きましょう。また、ビル名や階数がわかる場合には省略せずに書きましょう。会社名については絶対に省略せずに正式名称を書きましょう。送付するときには、切手を貼って送る場合には料金不足にならないように確認しましょう。表側の宛名が書き終わったら、裏側に本人氏名と住所を書きましょう。もし、間違った場合には修正液などを使用せずに新しい封筒に書き直しましょう。
ポイントとしては宛名をまずは正確でかつ丁寧に書くことです。そのほかにも書類を入れる順番として添え状、履歴書、職務経歴書、その他の書類といった順番で封筒の中に入れることがいいでしょう。入れる封筒についてはその書類のボリュウムにあわせて変えることが必要です。枚数が少ない場合には３つ折りでもかまいませんが多くなった場合には書類の大きさに合わせたＢ５サイズやＡ４サイズの封筒を使用しましょう。封筒には履歴書在中、または応募書類在中と赤い文字で記入しましょう。最後に、封筒の裏には自分の氏名と住所を書きましょう。
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